كاربرگ ثبت مصوّبات كارگروه‌هاي اجلاسيه

يك فرم ايجاد شده بود كه پيشنهادات در آن ثبت مي‌شد. هر پيشنهاد كه در جلسه طرح مي‌گشت، روند بررسي پيشنهاد، همراه با ادله موافقين و مخالفين، در فرم ديگري به ثبت مي‌رسيد. تا آن‌جا كه پيشنهاد يا تصويب مي‌شد و يا ردّ. اگر ردّ مي‌شد كه همان سند بررسي پيشنهاد كفايت كرده، بايگاني مي‌شد و از مسير خارج. امّا اگر تصويب شود، بايد كه براي مراحل بعدي، ثبت جدايي داشته باشد و اين فرم براي همين كار است.
با توجه به اين‌كه دستور جلسات كارگروه‌ها شامل دو بخش «آسيب‌ها و چالش‌ها» و «پيشنهادات و راهكارها» بود، فرض بر اين قرار گرفت كه پيشنهادات نيز در همين دو محور طرح مي‌شود و براي همين منظور فيلد خاصّي در اين فرم در نظر گرفتم. براي كد پيشنهاد شماره كارگروه، به اضافه شماره جلسه و در نهايت نيز شماره ترتيب پيشنهاد ثبت مي‌شد.
اگر چه در عمل چنين فرمي مورد استفاده قرار نگرفت، امّا اصرار بنده هميشه بر اين است كه در تمامي جلسات، بايستي مستندسازي را كاملاً دقيق به انجام رساند، تا استفاده‌هاي آتي از ره‌آوردهاي آن جلسه ممكن و آسان باشد.